Mein Wochen-Ritual: Effizienz und Struktur mit diesen 8 ToDo’s
Jede Woche steht eine Menge auf meiner Agenda, aber mit einem klaren Plan geht alles leichter von der Hand. Hier sind meine wöchentlichen ToDo's, die mir helfen, organisiert zu bleiben und den Überblick zu behalten. Perfekte Vorarbeit für den monatlichen Abschluss und einen easy Jahresabschluss ;).
1. Bank-Transaktionen in bexio laden
Die Woche beginnt immer mit einem Blick auf meine Bank-Transaktionen. Wenn mein Bankkonto über die bLink-Schnittstelle verbunden ist, wird alles automatisch geladen. Sonst lade ich die Transaktionen manuell mit dem „Transaktionen abholen“-Button in bexio herunter – seit dem letzten Freitag, versteht sich. Sollte die Bank nicht angebunden sein, wird’s ein bisschen „old school“: Transaktionen über eine camt.053-Datei herunterladen und in bexio hochladen.
2. Belege und Rechnungen einscannen
Digitalisierung ist das A und O, deshalb scanne ich alle Belege und Rechnungen ein. Direkt in der App umbenennen spart Zeit und sorgt dafür, dass ich später alles schneller finde.
3. Rechnungen als Lieferantenrechnungen in bexio erfassen
Rechnungen, die ich bekomme, erfasse ich gleich als Lieferantenrechnungen in bexio. So habe ich immer den Überblick über meine Ausgaben und kann alle Zahlungen rechtzeitig verbuchen. Ausserdem kann ich den eingescannten Beleg direkt zur Buchung ablegen.
4. Transaktionen verbuchen
Hier kommt der etwas kniffligere Teil. Jede Transaktion muss richtig zugewiesen werden:
Gutschriften weise ich direkt den entsprechenden Rechnungen zu – manchmal klappt das schon automatisch, was grossartig ist.
Belastungen werden entweder den Lieferantenrechnungen zugewiesen oder manuell verbucht. Den Beleg aus dem Posteingang nicht vergessen!
Bei Unsicherheiten nutze ich ein Transferkonto, das ich liebevoll „Weiss ich nicht“ nenne. Ein Kontenblatt kann dann monatlich mit einer Fachperson durchgegangen werden.
Falls du wie ich MwSt.-pflichtig bist, ist Präzision gefragt. Der richtige MwSt.-Satz muss stimmen, aber zum Glück hilft mir hier der Kontenplan.
5. Rechnungen schreiben
Wenn während der Woche Rechnungen liegen geblieben sind, ist jetzt der Moment, sie zu erledigen. Es fühlt sich immer gut an, diesen Punkt von der Liste zu streichen.
6. Mahnungen prüfen
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kontrolle von ausstehenden Rechnungen. Mahnungen nicht vergessen – sonst bleiben am Ende Zahlungen aus.
7. Mails aufräumen
E-Mails sind oft eine zeitraubende Angelegenheit, daher bearbeite ich zuerst die schnelleren Anfragen. Für alles, was länger dauert, bleibt es in der Inbox für die nächste Woche. Erledigte Mails wandern sofort in die richtigen Unterordner.
8. Kalender vorbereiten
Organisation ist alles! Ein Blick auf den Kalender für die nächste Woche hilft mir, die wichtigsten ToDo’s direkt als Platzhalter einzutragen. So gerate ich nicht in Zeitdruck und habe immer eine klare Struktur.
Du willst mehr darüber erfahren
In meiner Podcastfolge erzähle ich dir Step by Step, wie das Vorgehen ist.
Falls du generell noch keinen Plan von Buchhaltung hast oder eine Auffrischung brauchst, habe ich dir ein 43 Minuten Tutorial aufgenommen, in dem ich die Basics so einfach wie möglich erkläre :).
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